辦公自動(dòng)化系統(tǒng)概述（三）：辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是政府、企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的解決方案，目標(biāo)是幫助客戶快速建立一個(gè)靈活、靈活、高效的電子協(xié)作辦公和知識(shí)管理環(huán)境

推薦使用：免費(fèi)OA管理系統(tǒng)(免費(fèi)下載，像Excel一樣極速上手，可靈活自定義的企業(yè)管理軟件)

自由流程：系統(tǒng)還提供了自由流程應(yīng)用模式。事實(shí)上，有些工作不能通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化流程來(lái)操作。在這種情況下，這種作業(yè)可以被定義為自由進(jìn)程，而不定義流向，因此作業(yè)可以在各種鏈接之間自由流動(dòng)，并且下一個(gè)流向可以完全由處理器根據(jù)特定條件來(lái)確定。
字典庫(kù)
建立和維護(hù)通用的辦公術(shù)語(yǔ)、序列號(hào)、打印格式等。
系統(tǒng)初始化
它提供創(chuàng)建系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)、更新版本信息、恢復(fù)系統(tǒng)默認(rèn)值權(quán)限、刪除用戶定義信息和刪除用戶登錄信息等功能。

2.規(guī)劃：工作流程和文件管理系統(tǒng)可根據(jù)單位具體情況進(jìn)行規(guī)劃。
根據(jù)需要設(shè)置工作流程
應(yīng)用程序流程定制功能可以輕松定義組織中的工作流，如調(diào)度處理、接收處理、指令和報(bào)告請(qǐng)求，以及各種批準(zhǔn)和簽署。一旦過(guò)程被定制，它可以被重復(fù)地應(yīng)用于日常的辦公室工作。每個(gè)過(guò)程都可以設(shè)置管理人員，便于實(shí)時(shí)監(jiān)控過(guò)程中的所有文件，便于各級(jí)主管及時(shí)掌握所控制的工作進(jìn)度。
分層文件管理模式
文件在系統(tǒng)中按四個(gè)級(jí)別組織：文件庫(kù)-文件夾-Files-Subfiles.文件庫(kù)可以根據(jù)需要設(shè)置，文件夾也可以根據(jù)需要設(shè)置多個(gè)級(jí)別。
提供多個(gè)權(quán)限框架，各種組織可以根據(jù)自己的需要有效地規(guī)劃訪問(wèn)控制系統(tǒng)
文件庫(kù)權(quán)限有四個(gè)類別：經(jīng)理、編輯、作者和讀者，而文件庫(kù)權(quán)限遵從文件夾
文件夾權(quán)限有四個(gè)類別：經(jīng)理、編輯、作者和讀者，而文件夾權(quán)限則服從于較低層次的文件夾
對(duì)文件的訪問(wèn)由文件夾控制權(quán)限，管理員也可以設(shè)置文件級(jí)訪問(wèn)權(quán)限。
文件格式定制
文件管理系統(tǒng)中的文件格式形式可以靈活定制，文件中可以存儲(chǔ)任何類型的文檔，如文本、辦公文檔、掃描文檔、聲像等。
3.可管理性：根據(jù)組織結(jié)構(gòu)管理整個(gè)組織的工作和權(quán)限
當(dāng)組織中的部門、崗位或人員進(jìn)行調(diào)整時(shí)，系統(tǒng)各模塊中相應(yīng)的權(quán)限可以同步更新，以保證數(shù)據(jù)的安全性和完整性。
4.B/S  C/S:采用組件技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，同時(shí)提供B/S和C/S兩種應(yīng)用模式。
用戶可以根據(jù)自己的需要選擇合適的應(yīng)用模式，也可以兩種模式混合使用。特別是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在B/S模式下運(yùn)行速度快，能夠基于互聯(lián)網(wǎng)安全快速地運(yùn)行，極大地方便了分布式辦公和移動(dòng)辦公。
5.事項(xiàng)找人：為領(lǐng)導(dǎo)和辦公室人員提供一個(gè)集中的窗口來(lái)處理工作。
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以將協(xié)同辦公集中到[待辦工作]和[進(jìn)行中工作]兩個(gè)窗口，按照時(shí)間和優(yōu)先級(jí)對(duì)各種任務(wù)進(jìn)行分類和安排，每個(gè)人都可以方便地依次處理各種任務(wù)。
6.可擴(kuò)展性：開(kāi)放架構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)化接口和二次開(kāi)發(fā)手冊(cè)
辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采用開(kāi)放式體系結(jié)構(gòu)，各模塊獨(dú)立實(shí)現(xiàn)，具有標(biāo)準(zhǔn)接口，為未來(lái)系統(tǒng)升級(jí)和擴(kuò)展奠定了良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，客戶也可以根據(jù)二次開(kāi)發(fā)手冊(cè)，利用系統(tǒng)內(nèi)置的二次開(kāi)發(fā)輔助工具，自行進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，開(kāi)發(fā)新的功能模塊或與其他系統(tǒng)互聯(lián)。
四.應(yīng)用效果
實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公和移動(dòng)辦公，隨時(shí)隨地處理工作事務(wù)，無(wú)論你是在國(guó)外還是在家，無(wú)論你是在機(jī)場(chǎng)、酒店還是在家，你都可以隨時(shí)投入工作，以便方便快捷地掌握組織內(nèi)的工作進(jìn)度和狀態(tài)，及時(shí)處理工作問(wèn)題。
知識(shí)管理的實(shí)現(xiàn)使優(yōu)秀的員工能夠積累思想、經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)，并且轉(zhuǎn)化通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)管理組織內(nèi)的共享資源。員工工作經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)技能的不斷積累將成為組織中強(qiáng)大的共享資源。知識(shí)資源的授權(quán)利用將加速創(chuàng)新，提高效率，同時(shí)也避免了因人員流動(dòng)而造成的工作脫節(jié)和延誤。
通過(guò)工作流程的自動(dòng)化，可以實(shí)現(xiàn)高效快捷的辦公。通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)跨部門、跨層次的橫向和縱向工作流處理自動(dòng)化，大大提高辦公效率，保證快速準(zhǔn)確的工作處理。這在辦公空間分散的單元中尤其明顯。
有效監(jiān)督員工的工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)實(shí)時(shí)工作任務(wù)的監(jiān)督和提醒，及時(shí)有效地監(jiān)控各部門和人員的工作進(jìn)度；為了減少差錯(cuò)，防止低效的辦公工作，實(shí)時(shí)全面的控制各部門的工作處理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和及時(shí)解決問(wèn)題。系統(tǒng)將記錄每個(gè)作業(yè)的全過(guò)程狀態(tài)信息。
明確工作崗位和職責(zé)，增強(qiáng)人員責(zé)任感，減少推諉扯皮現(xiàn)象等。明確分配權(quán)限每個(gè)崗位的職責(zé)。任何人不得越權(quán)處理工作，做到責(zé)任明確、落實(shí)到人、把關(guān)到位。杜絕工作中職權(quán)不清、相互糾紛的現(xiàn)象。解決多崗位、多部門協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同辦公。
促進(jìn)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和員工之間以各種方式、各種方式進(jìn)行有效溝通，使各級(jí)管理者和員工能夠保持有效、快速的工作溝通和信息溝通，從而消除信息溝通不暢給企業(yè)發(fā)展帶來(lái)的束縛。