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其實云表格共享的原理,與手機里面的賬戶管理平臺是差不多的,手機里的資料能夠?qū)崟r地保存到自己的賬戶云空間內(nèi),即使是為了節(jié)省內(nèi)存而把手機里的圖片或者信息刪除,也是可以通過云空間來重新追回的,對于誤刪的重要資料就是非常大的保障了,其中的修改記錄也是可以逐一地翻查到的。
之所以從之前的EXCEL表格過渡到現(xiàn)在的云表格,單從一個“云”就可以看出二者的區(qū)別,現(xiàn)在的軟件版本能夠很好地做到數(shù)據(jù)的實時共享,不管是哪一次的操作記錄都會詳細地在整體的運行之中找到,也就是說對于數(shù)據(jù)的更改是可追溯的,特別是出現(xiàn)重大數(shù)據(jù)錯誤要找責任人的話,就比較容易能夠找到操作者了。
想要共享相關(guān)的數(shù)據(jù),之前的表格軟件需要通過發(fā)送文件或者郵箱的形式才能到達收件方的位置,如果數(shù)據(jù)有所更改,那么就需要另行通知收件方查收更新后的文件,修改次數(shù)要是多的話,很可能在以后找這份文件的時候無從下手,不知道那一份才是最終確定的版本,要想使用里面的數(shù)據(jù)就需要重新進行確認了。
用云表格的話,就不會出現(xiàn)這樣的情況,只要在同一團隊內(nèi)的所有成員,都是可以通過發(fā)送二維碼或者鏈接的形式進行數(shù)據(jù)的傳送,而且在有修改記錄的時候,其他成員所看到的所有信息,也會是更新后的數(shù)據(jù)資料,可以放心地直接提取出來使用即可,能夠省去非常多的時間與精力,最要緊的是不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)找不到的情況。
不用安心這個云表格沒有辦法完成多次的數(shù)據(jù)共享這樣的問題,因為目前的軟件已經(jīng)非常穩(wěn)定,直接在系統(tǒng)上進心操作的話,是可以快速地將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)實時地共享出去,不管是哪一次的編輯或者是刪減,都是有據(jù)可循的,這樣才能確保所有的數(shù)據(jù)能夠準確地保存在各自的系統(tǒng)之中。
不管是在哪里進行辦公,都是可以確保云表格共享這些功能的,只要是同一個賬號內(nèi)或者是同一團隊內(nèi)的所有成員,每次打開軟件的時候,看到的數(shù)據(jù)都是最新的,不需要為了數(shù)據(jù)的共享而重復(fù)地發(fā)送最新版本的表格文件,不僅占用內(nèi)存而且還容易混淆視聽,到最后都分不清是哪一個表格是最終版本的了。