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以前的辦公人員,要發(fā)送文件給到對方時,要么就是以電子郵件的形式,要么就是通過qq或者微信的發(fā)送功能,將整個文件發(fā)送過去,這樣也就只能將表格當前的數(shù)據(jù)匯總情況發(fā)送過去,對于實時更新的版本,是沒有辦法及時接收到的,需要二次發(fā)送才可以,而有了解過智能云表格的朋友,早就已經(jīng)不那么操作了。
什么叫做智能,就是你只要發(fā)送一次,對方每次打開表格時,看到的表格數(shù)據(jù)都會是最新的,而這樣的文件發(fā)送形式,自然不是文件本身,而是文件保存時自動生成的鏈接,當然如果愿意更為講究的話,也是可以生成發(fā)送的二維碼的,這樣到達對方的端口時,只要點擊鏈接或者掃描二維碼,同樣能夠看到文件的內(nèi)容,這就是云表格。
在普通的工作模式中,用哪一種形式發(fā)送表格其實并沒有太大的差別,但對于多人協(xié)作需要共同完成的數(shù)據(jù)表格,能夠?qū)崟r完成表格的共享功能,就可以省掉不少為了同步數(shù)據(jù)而重復發(fā)送的麻煩,現(xiàn)在的社會就是智能化與自動化的時代,企業(yè)辦公自然也是不能落了下風的,還是要及時地與大時代同步而選擇云表格絕對錯不了。
對于接收文檔的辦公人員而言,只要接收一次,就能看到這個表格數(shù)據(jù)后續(xù)的修改情況,那肯定是相當支持的,畢竟反復接收同一份文件的話如果不注重重命名的話,就會出現(xiàn)兩種情況,要么直接覆蓋源文件看不到數(shù)據(jù)變更記錄,要么就是重復保存,最終使得自己的電腦里有好多個文件,下次再確認最終版的時候,就非常麻煩了。
當然,這不能完全地說明云表格的功能,但其最為突出的就是數(shù)據(jù)的實時共享以及多人同步協(xié)作,這兩個功能應該說是明顯領(lǐng)先于其他的表格辦公工具的,一般使用過的人都會有所體會,能夠很好地確保各項數(shù)據(jù)的同步對于長期從事數(shù)據(jù)匯總的人來說,是多么簡潔的一件事情,很多工作就不需要重復地去操作了。
在還沒有使用過云表格之前,可能大家都無法相信軟件的發(fā)展會進步到如此階段,而在接觸過之后,大家對于智能云表格真的是非常推崇了,這直接就可以帶動了數(shù)據(jù)處理工作的高效完成,不管是多少的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作,都不再是令人頭痛的事情了。